Đây sẽ là phần giúp bạn có thể thống kê lại toàn bộ ứng viên đã nộp hồ sơ cũng như ứng tuyển vào công ty thông qua tin tuyển dụng mà bạn đã tạo và đăng tải trước đó.
Những ứng viên nhận việc, Trượt (trượt vòng loại hồ sơ, trượt phỏng vấn, trượt học việc), Huỷ (Huỷ phỏng vấn, huỷ nhận việc, huỷ học việc), ứng viên Ký hợp đồng,... đều sẽ được liệt kê chi tiết và rõ ràng.
Tuy nhiên, trước đó, bạn sẽ cần bổ sung dữ liệu ứng viên vào trong hệ thống phần mềm Quản lý tuyển dụng của mình. Dữ liệu ứng viên của bạn sẽ có thông qua 2 nguồn. Nguồn thứ nhất chính là nhập thông tin các ứng viên bạn có được thông qua các kênh tuyển dụng khác, nguồn thứ 2 chính là những ứng viên đã ứng tuyển thông qua tin tuyển dụng được thực hiện ở phần “Thực hiện tuyển dụng” bên trên của bạn. Với nguồn thông tin ứng viên thứ 2 này thì bạn sẽ không cần phải nhập thông tin ứng viên nữa, bởi đã có sẵn trong hệ thống khi ứng viên nộp hồ sơ qua tin tuyển dụng bạn đăng tải thông qua phần mềm Quản trị nhân sự 365.
Với việc bổ sung dữ liệu ứng viên thông qua cách nhập thông tin ứng viên thì bạn sẽ tiến hành như sau:
- Chọn “Thêm ứng viên” và hệ thống sẽ hiển thị ra các trường thông tin mà bạn cần nhập để tạo dữ liệu ứng viên trên phần mềm.
- Tiến hành điền thông tin theo biểu mẫu hệ thống cung cấp. Thông tin gắn dấu * sẽ là thông tin bắt buộc phải hoàn thiện và không được bỏ trống. (Ví dụ như hình ảnh minh họa dưới đây).
Đối với việc đánh giá hồ sơ ứng viên thì số sao sẽ là trung bình cộng của các kỹ năng, dựa trên đánh giá về kỹ năng thì bạn sẽ đưa ra sự đánh giá về hồ sơ ứng viên một cách kỹ lưỡng nhất.
Về phần kỹ năng, bạn có thể tiến hành thêm bằng cách chọn “Thêm kỹ năng” ở dưới hoặc có thể xóa kỹ năng với việc nhấp chuột vào icon hình tròn có chữ X ở giữa. Việc điều chỉnh dễ dàng này sẽ giúp bạn có thể thuận tiện trong việc thêm, bớt kỹ năng sao cho phù hợp với ứng viên.
Ở phần cuối phía bên trái của biểu mẫu thì bạn sẽ có mục “Tải lên tệp CV”. Việc tải CV của ứng viên lên sẽ giúp bạn có thể thuận tiện hơn khi xem xét hồ sơ ứng viên. bao gồm thông tin cá nhân và thông tin về năng lực, kinh nghiệm làm việc.
Sau khi đã điền đủ các thông tin theo yêu cầu thì bạn cần chọn “Thêm” để tải dữ liệu ứng viên lên hệ thống.
Thực hiện tương tự với các ứng viên khác mà bạn cần nhập thông tin như trên. Những ứng viên đã có thông tin đầy đủ sẽ hiển thị tại bảng “Nhận hồ sơ ứng viên bên dưới”.
Phần mềm Quản trị nhân sự 365 sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sàng lọc ứng viên khi cung cấp công cụ tìm kiếm và phân loại ứng viên tương ứng. Bạn chỉ cần nhập tên ứng viên tương ứng cho vị trí tuyển dụng mình đang xét, lựa chọn người chịu trách nhiệm tuyển dụng, giới tính của ứng viên và trạng thái, các thông tin sau đó sẽ được hiển thị vào bảng được cung cấp bên dưới.
Bạn có thể tiến hành việc thêm giai đoạn dựa trên mục đích cũng như quy trình tuyển dụng mà công ty đã xây dựng. Chọn “Thêm giai đoạn” và điền tên của Giai đoạn cần thêm và tên Giai đoạn trước đó rồi ấn “Thêm”. Lúc này, trong bảng bên dưới sẽ hiển thị thêm giai đoạn mới tương ứng với giai đoạn mà bạn đã thêm vừa rồi.
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện việc kéo thả ứng viên vào từng cột giai đoạn tương ứng. Trong trường hợp ứng viên ít thì bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh ứng viên một cách nhanh chóng hơn. Khi thực hiện việc chuyển trạng thái ứng viên thì bạn sẽ phải điền thông tin vào biểu mẫu “Chuyển trạng thái” để ứng viên được cập nhật đúng trạng thái hồ sơ của mình. (Như hình ảnh minh họa bên dưới).
Lưu ý cho bạn đó là cần hoàn thiện các thông tin đầy đủ, đặc biệt là trường thông tin được gắn dấu *. Điều này sẽ ảnh hưởng tới việc hệ thống có chạy và lưu trữ thông tin ứng viên mà bạn đã chuyển hay không.
Khi bạn chuyển trạng thái ứng viên thành công và muốn xem chi tiết về hồ sơ ứng viên thì chỉ cần click chuột vào biểu tượng dấu “...” được hiển thị bên cạnh tên ứng viên đó, lựa chọn “Xem chi tiết”. Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị thông tin một cách cực kỳ chi tiết về ứng viên, bao gồm thông tin ứng viên, thông tin tuyển dụng, quá trình tuyển dụng và giai đoạn chuyển. Ở phía bên phải màn hình chính là CV của ứng viên. Tất cả đều được cập nhật vô cùng chi tiết và rõ ràng.
Còn trong trường hợp bạn muốn xóa hồ sơ của ứng viên ở giai đoạn nào đó thì thao tác cũng sẽ tương tự như việc xem chi tiết hồ sơ. Click vào biểu tượng “...”, lựa chọn “Xóa hồ sơ” popup sẽ hiển thị việc bạn có chắc chắn muốn xóa hồ sơ ứng viên này hay không. Nếu xóa thì sẽ chọn “Xóa”, còn không sẽ lựa chọn “Hủy”.
Ngoài ra, nếu như bạn muốn có file excel thì có thể chọn mục “Xuất file Excel” để nhận được file phân loại ứng viên của mình. Các file Excel sẽ được xuất ra theo từng giai đoạn mà bạn lựa chọn. Từ Nhận hồ sơ, Phỏng vấn, trượt, Hủy, Nhận việc, Ký hợp đồng,... Lựa chọn giai đoạn tương ứng và chọn “Xuất file Excel” là bạn đã có được danh sách ứng viên file Excel chỉ trong tích tắc.
Trong trường hợp bạn muốn xuất file excel danh sách ứng viên theo thời gian và giai đoạn được tìm kiếm qua thanh search thì chỉ cần lựa chọn khoảng thời gian cần có danh sách (ví dụ 1/09/2021 - 10/09/2021), lựa chọn giai đoạn (ví dụ nhận hồ sơ) rồi ấn tìm kiếm. Hệ thống sẽ trả bạn kết quả tương ứng với danh sách những ứng viên nằm trong giai đoạn nhận hồ sơ và trong khoảng thời gian được thiết lập. Bạn chọn tiếp “Xuất file Excel” để lấy danh sách cho mình.
Bên cạnh danh sách ứng viên thì mục Kho ứng viên sẽ là nơi lưu trữ tất cả thông tin ứng viên của bạn. Những ứng viên đã nộp hồ sơ ứng tuyển hay được bạn nhập thông tin đều sẽ được lưu trữ dữ liệu tại đây. Bạn có thể tìm kiếm nhanh ứng viên mình muốn thông qua thanh công cụ search bên trên. Còn bảng bên dưới chính là bảng hiển thị toàn bộ ứng viên mà công ty bạn có được thông qua các đợt tuyển dụng.
Khi thực hiện tìm kiếm ứng viên thông qua thanh search thì bạn có thể tìm kiếm theo thời gian (lựa chọn 2 mốc thời gian giống nhau), theo khoảng thời gian (lựa chọn 2 mốc thời gian khác nhau), tìm kiếm theo giới tính (lựa chọn giới tính nam/ nữ/ giới tính khác), tìm theo vị trí tuyển dụng (vị trí ứng tuyển) hoặc tìm theo tên. Các trường thông tin trong thanh search là không bắt buộc, vì thế không nhất thiết phải điền tất cả thông tin trong thanh search đó. Dựa trên nhu cầu tìm ứng viên ở đối tượng nào thì việc điền thông tin tra cứu sẽ có sự tương ứng trên công cụ tìm kiếm. Sau đó nhấp chuột vào biểu tượng tìm kiếm, hệ thống sẽ trả lại kết quả danh sách ứng viên tương ứng theo thông tin tìm kiếm.
Với phần mềm Quản trị nhân sự 365, việc tuyển dụng đã trở nên đơn giản và dễ dàng hơn cho các công ty cũng như các nhà tuyển dụng. Từ khâu lên quy trình, thực hiện tuyển dụng cho tới việc sàng lọc và nắm bắt danh sách ứng viên. Tất cả đều được tiến hành với các thao tác vô cùng đơn giản, dễ thực hiện và đạt được độ chính xác cần có.
