Mỗi công ty, doanh nghiệp đều sẽ có nội quy riêng để đảm bảo sự ổn định cho môi trường làm việc cũng như văn hóa làm việc trong công ty. Vì thế mà việc một số cá nhân hay tập thể vi phạm kỷ luật cũng có thể xảy ra. Việc cập nhật và lưu trữ dữ liệu này sẽ giúp công ty có thể kiểm soát và quản lý tốt hơn.
1.1. Cá nhân
Đối với kỷ luật cá nhân thì để cập nhật dữ liệu bạn sẽ chọn “Thêm mới” và hoàn thiện biểu mẫu điền thông tin được hiển thị ngay sau đó.
- Tên lỗi vi phạm: Ghi rõ tên lỗi mà cá nhân đã vi phạm.
- Căn cứ quy định: Điền rõ nhóm quyết định tương ứng với tên lỗi vi phạm mà cá nhân mắc phải.
- Số quy định xử lý vi phạm: Ghi rõ số của quyết định trên.
- Thời gian vi phạm: Chọn thời gian cá nhân đã vi phạm và bị kỷ luật.
- Hình thức xử lý sai phạm: Điền rõ hình thức xử lý đối với sai phạm của cá nhân đó. Tùy từng công ty, doanh nghiệp sẽ có hình thức xử lý khác nhau với mỗi vi phạm khác nhau của cá nhân.
- Cá nhân vi phạm: Lựa chọn tên cá nhân đã có hành vi vi phạm.
- Người ký quyết định: Lựa chọn người có quyền ký quyết định xử lý vi phạm với cá nhân đó.
Lưu ý, những thông tin trên đều gắn dấu * và là thông tin bắt buộc. Do vậy bạn cần điền đầy đủ sau đó chọn “Thêm” để hệ thống cập nhật và lưu trữ dữ liệu về vi phạm của cá nhân.
Với thao tác tương tự, bạn sẽ cập nhật dữ liệu vi phạm của cá nhân trong công ty. Dữ liệu sau khi được cập nhật sẽ hiển thị danh sách trong bảng bên dưới. Các thông tin của bảng bao gồm: STT, Lỗi vi phạm, Căn cứ quy định, Số QĐ xử lý, Thời gian vi phạm, Người ký quyết định, Hình thức xử lý sai phạm, Cá nhân vi phạm, cuối cùng là biểu tượng dấu ba chấm ở mỗi dòng thông tin của cá nhân vi phạm.
Biểu tượng ba chấm cho phép bạn thực hiện việc chỉnh sửa hoặc xóa thông tin vi phạm của cá nhân nào đó. Vì thế, chỉ cần di chuyển tới biểu tượng ba chấm, chọn “Chỉnh sửa” để điều chỉnh thông tin hoặc chọn “Xóa” để xóa thông tin vi phạm của cá nhân.
Ngoài ra, thanh công cụ tìm kiếm sẽ giúp bạn tra cứu nhanh hơn về thông tin cá nhân bị kỷ luật hay có vi phạm. Nhập tên lỗi vi phạm, ấn tìm kiếm, bạn sẽ nhận được luôn kết quả tương ứng.
1.2. Tập thể
Tương tự như cá nhân, để thêm dữ liệu về những vi phạm của tập thể trong công ty thì bạn cần tiến hành chọn “Thêm mới” và hệ thống sẽ hiển thị biểu mẫu điền thông tin trên màn hình.
- Nhập tên lỗi vi phạm mà tập thể mắc phải.
- Căn cứ quy định: Nhập quy định tương ứng với lỗi vi phạm mà tập thể đã mắc.
- Số quy định xử lý vi phạm: Ghi rõ số của quy định được áp dụng bên trên,
- Thời gian vi phạm: Chọn thời gian tập thể mắc sai phạm.
- Hình thức xử lý sai phạm: Ghi rõ hình thức xử lý với tập thể vi phạm dựa trên quy định của từng công ty, doanh nghiệp.
- Tập thể vi phạm: Lựa chọn phòng ban (tập thể) mắc sai phạm.
- Người ký quyết định: Lựa chọn người có thẩm quyền ký quyết định xử lý vi phạm của tập thể.
Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin trên thì bạn sẽ chọn “Thêm” và hệ thống sẽ lưu trữ dữ liệu bạn vừa nhập vào bảng bên dưới. Việc thêm dữ liệu vi phạm của các tập thể khác sẽ được thực hiện tương tự các thao tác trên.
Danh sách các tập thể mắc vi phạm sẽ được cập nhật vào bảng bên dưới với các cột thông tin là Số thứ tự, Lỗi vi phạm, Căn cứ quy định, Số QĐ xử lý, Thời gian vi phạm, Người ký quyết định, Hình thức xử lý sai phạm, Phòng ban vi phạm.
Để thực hiện việc chỉnh sửa thông tin hay xóa thông tin của tập thể vi phạm trong danh sách thì bạn chỉ cần di chuột tới dấu ba chấm nằm ở cuối hàng của tập thể tương ứng. Lựa chọn “Chỉnh sửa” để sửa lại thông tin vi phạm hoặc “Xóa” để xóa dữ liệu vi phạm của tập thể đó.
Tìm kiếm nhanh lỗi vi phạm của tập thể trong dữ liệu vi phạm tập thể trên hệ thống thì bạn sẽ nhập “Tên lỗi vi phạm” chọn biểu tượng chiếc kính. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả ở phía bảng bên dưới dựa trên thông tin tìm kiếm được nhập.
1.3. Danh sách vi phạm
Là mục tổng hợp và thống kê lại toàn bộ lỗi vi phạm của cá nhân và tập thể trong công ty đã mắc phải. Danh sách này cũng sẽ được hiển thị trong bảng danh sách vi phạm tương ứng với các trường thông tin: Số thứ tự, Lỗi vi phạm, Căn cứ quy định, Số QĐ xử lý, Thời gian vi phạm, Người ký quyết định, Hình thức xử lý sai phạm, Cá nhân/phòng ban vi phạm.
Để thực hiện chỉnh sửa hay xóa thông tin vi phạm của cá nhân/tập thể thì bạn cũng sẽ di chuột tới biểu tượng dấu ba chấm nằm ở cuối thông tin của mỗi vi phạm. Lựa chọn “Chỉnh sửa” hoặc “Xóa” để tiến hành thao tác mong muốn.
Cùng với đó, chỉ cần nhập “tên lỗi vi phạm”, chọn “tìm kiếm” bạn sẽ có thể biết được ngay thông tin về cá nhân/tập thể đã mắc sai phạm với lỗi tương ứng. Đây chính là tiện ích lớn từ thanh công cụ tìm kiếm được cung cấp bên trên danh sách.
Với việc sử dụng phần mềm Quản trị nhân sự 365, việc cập nhật thông tin kỷ luật trong công ty, doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Các bạn có thể khám phá kỹ hơn về tính năng này với tài khoản nhân viên được cung cấp dưới đây:
User: hunghatv365@gmail.com
Mk: timviec365
Hy vọng bạn sẽ có trải nghiệm tuyệt vời với phần mềm Quản trị nhân sự 365.